FOCUS

kassa en betaalsystemen
Ruben De Ville

Betalen?

Steeds vaker contactloos!

Een uitgekiend kassasysteem levert de horecazaak heel wat voordelen op. En slimme uitbaters zetten in deze tijden in op contactloos betalen.

 

In deze wereld van ongebreidelde keuze is een kassasysteem dat iets aankan geen overbodige luxe.

Het type horecazaak dat je uitbaat zal voor een groot stuk bepalen welk type kassasysteem je best installeert. De horeca is een huis met vele kamers. Een bruine kroeg, een tea room met groot terras, een snackbar, een kleine bistro, een sterrenrestaurant… Het is een wereld van verschil.

Welk type zaak ook, feit is dat het aantal producten dat horecazaken aanbieden door de jaren heen enorm gestegen is. Denken we maar aan het aantal streekbieren dat op de kaart staat van een doorsnee café, de soorten koffie (latte macchiato, ristretto, caffè latte…), de vele suikervrije en lactosevrije varianten van dranken, de snacks zonder gluten, de tapas of het assortiment gins.

In deze wereld van ongebreidelde keuze is een kassasysteem dat iets aankan geen overbodige luxe.

Als klanten vaak aan de kassa afrekenen (zoals in heel wat cafés), als je slechts enkele tafeltjes hebt en als je aantal producten relatief beperkt is, kun je eventueel nog werken met een horeca-kasregister.

Een kasregister is het simpelste en goedkoopste systeem. Ieder kasregister voor de horeca is uitgerust met de nodige standaardfuncties: totalen maken voor de klanten, dagtotalen maken voor jezelf en het bijhouden van de bonnen.

Toch is dit voor de meeste horecazaken niet langer voldoende en is een meer gesofisticeerd kassasysteem nodig. Een goed kassasysteem ontzorgt de medewerkers, genereert efficiëntiewinst en biedt de uitbater waardevolle informatie.

Een kassasysteem zal minstens bestaan uit een touchscreen kassa, een ticketprinter, een elektronische geldlade en een aantal ‘sleutels’, voor zowel manager als personeel. Via deze sleutels weet het systeem wie welke bestelling ingaf. Aan de sleutel van de manager zijn extra rechten gekoppeld.

Je klanten zullen het zeker waarderen wanneer je kassa in staat is om makkelijk rekeningen op te splitsen, dat voorkomt veel discussies.

Leasen heeft nogal wat voordelen.

Kopen of leasen?

Je kunt deze systemen aankopen maar heel wat horeca-uitbaters kiezen voor leasen. Huren (korte termijn) zal men eerder doen wanneer er extra kassa’s nodig zijn voor een evenement, voor een kerstmarkt of een zomerbar.

Leasen (lange termijn) heeft nogal wat voordelen.

Je drukt je startkosten, er is service inbegrepen, je hebt geen onvoorziene kosten, voor een relatief laag bedrag ­beschik je over geavanceerde systemen, meestal kan je achteraf toch kopen en ook omruilen van materiaal kan vaak.

Of je nu leaset of koopt, de leverancier zal je sowieso helpen met de programmatie van artikels en prijzen en met de programmatie van het tafelscherm. Heel wat merken organiseren ook (tussentijds) opleidingen voor het horecapersoneel om met het systeem te leren werken en/of uitleg te krijgen bij innovaties.

Een kassasysteem kan een quasi ongelimiteerd aantal producten bevatten. Zaak is om de producttoetsen zo overzichtelijk en handig mogelijk te schikken, waarbij de beste verkochte producten natuurlijk best in het zicht staan. Een groot scherm is handig omdat zo meer producten meteen zichtbaar zijn en je minder met submenu’s moet werken. Tijdens een drukke shift je door meerdere submenu’s moeten worstelen is niet interessant.

Restaurant s of grote cafés en tea-rooms (zeker deze met een terras) zullen best met een mobiel kassasysteem werken. Daarmee worden de bestellingen meteen digitaal van de tafel naar de keuken of bar gestuurd. Teruglopen naar keuken of bar om bestellingen door te geven is er dus niet meer bij. Terwijl kan de kelner bij andere tafels al bestellingen opnemen en kun je de klanten sneller bedienen. Uiteraard is in deze zaken ook een mobiele betaalterminal aangewezen.

Belangrijk is ook om in het kassasysteem nauwgezet je tafels te programmeren. Via kleurcodes kun je aanduiden welke tafels vrij of gereserveerd zijn, zo heb je een mooi overzicht.

Een goed systeem zal je toelaten snel die tafelschikking aan te passen, bijvoorbeeld wanneer je tafels moet samenvoegen om een grote groep te ontvangen. Of wanneer je door de weersomstandigheden tafels op het terras kunt zetten of net moet wegnemen.

Je klanten zullen het zeker waarderen wanneer je kassa in staat is om makkelijk rekeningen op te splitsen, dat voorkomt veel discussies.

Ook een gekoppelde pinautomaat zorgt voor extra gebruiksgemak. Hierbij komt het bedrag van de kassa automatisch op de pinautomaat te staan. Slordigheden met het manueel invoeren van het bedrag in de pinautomaat (een komma op de verkeerde plaats…) zijn dus niet meer mogelijk.

Automatische stocktelling

De mogelijkheden van bepaalde gesofisticeerde kassasystemen zijn immens. Dit gaat een stuk verder dan de kassafunctie, meer richting bedrijfsbeheer. Vooral grote horecazaken kunnen daar hun voordeel mee doen.

Bijvoorbeeld met barautomatisering. Elke fles (bijvoorbeeld sterkedrank) kan met een speciale dop met magneetventiel geregistreerd en gecontroleerd worden. Daarmee kun je exact zien hoeveel drank er die dag (of die maand) geserveerd en aangerekend werd. Nuttige info voor de uitbater én een controle op het personeel.

Deze kassasystemen bezorgen de uitbater op gewenste tijdstippen rapporten van de transacties. Ook een geautomatiseerd stockbeheer behoort tot de mogelijkheden. Net als tapautomatisering: een dosering, registratie en controle van het bier dat uit de tapkraam stroomt. Bij horecazaken met een groot debiet kan dit aanzienlijke besparingen opleveren.

Nogal wat systemen bevatten ook een klantendisplay, waarmee je ook activiteiten of promoties in de kijker kunt zetten.

De rekening alstublieft

Momenteel kun je (al) in drie vierde van de Belgische horecazaken elektronisch betalen. De meest gebruikte systemen zijn Bancontact/Maestro, Visa en Mastercard.

We boeken vooruitgang, maar in de Nederlandse horeca is elektronisch betalen gewoon de norm.

De transitiekosten zijn voor een aantal (café)uitbaters een reden om elektronische betalen niet aan te bieden. Toch zal de druk van de klant er op termijn wellicht toe leiden dat ook wij de Nederlandse weg op gaan.

Momenteel zit het contactloos betalen enorm in de lift.

Contactloos betalen is een manier om bij een daarvoor geschikte betaalautomaat van de uitbater betalingen uit te voeren, met bijvoorbeeld een bankpas of smartphone, waarbij de communicatie tussen pas of smartphone en betaalautomaat zonder fysiek contact verloopt. Het grote voordeel is dat het dubbel zo snel gaat.

Sinds het uitbreken van de coronacrisis kent het contactloos betalen een enorme stijging. Klanten moeten dan de betaalautomaat niet meer aanraken.

In België zijn bijna alle betaalterminals uitgerust met de NFC-technologie die nodig is voor contactloos betalen. De simpelste manier van contactloos betalen is die waarbij de klant zijn bankkaart (die ook uitgerust moet zijn met de NFC-technologie) bij de kaartlezer houdt. Via radiogolven ontstaat er een interactie tussen terminal en kaart en een geluids- of lichtsignaal bevestigt de transactie. Er verschijnt een bevestiging van betaling op de terminal en je kunt ook een kasticket afdrukken.

Momenteel bevat 73 procent van de debetkaarten in ons land de NFC-technologie. Tegen 2023 zou de technologie op elke debetkaart staan.

Dit contactloos betalen was beperkt tot een bedrag van 25 euro. Sinds 14 april is dit bedrag omwille van de coronacrisis verhoogd tot 50 euro. Of dit bedrag na de coronacrisis terug gaat naar 25 euro is nu nog niet bekend.

Sinds het uitbreken van de coronacrisis kent het contactloos betalen een enorme stijging.

Ook met bepaalde smartwatches kun je contactloos betalen als er een bankrekening aan gekoppeld is.

Het voordeel voor de uitbater is dat de transactiekosten hiervan een stuk lager liggen dan betaling via de klassieke bankkaart.

Contactloos betalen via smartphone of Smartwatch

Onze smartphone bepaalt meer en meer ons leven, dus willen de klanten er ook mee betalen, via erop te installeren apps. Betalen via smartphone werd initieel vooral in zaken met een jong publiek gepromoot. Nu zie je het in een ruimer aantal etablissementen.

Het voordeel voor de uitbater is dat de transactiekosten hiervan een stuk lager liggen dan betaling via de klassieke bankkaart.

Het meest populaire systeem is Payconic, de app van Bancontact. Ook betaling via de apps van de banken en via een QR-code zijn mogelijk.

Net als bij contactloze betaling via de bankkaart moeten hier de smartphone en de terminal uitgerust zijn met de NFC-technologie.

Ook met bepaalde smartwatches (vb. van Garmin of Fitbit) kun je contactloos betalen als er een bankrekening aan gekoppeld is.

Over de veiligheid van dit contactloos betalen hoef je je geen zorgen te maken. ze worden gemonitord, streng gecontroleerd en op dezelfde veilige manier verwerkt als reguliere kaartbetalingen met pincode. Een overdracht is niet mogelijk als je handelaar geen bedrag + activatie van de NFC hebt ingegeven. Als iemand z’n betaalkaart niet moedwillig tegen je betaalterminal houdt, zal er niets gebeuren.

Video
Share

Your name

Your e-mail

Name receiver

E-mail address receiver

Your message

Send

Share

E-mail

Contact

Send

Sign up

Sign up

E-card

Your name

Your e-mail address

Name receiver

E-mail address receiver

Your message

Send

1